4.3 Загрузка и сопоставление справочников

Загрузка справочников происходит в процессе загрузки документов (см. п.п. 4.4).

Сопоставление справочников происходит по RID Store House, который при загрузке справочника прописывается в дополнительные сведения для справочников 1С (см. Рис. 55).

 

Рис. 55

 

Загрузка справочников (контрагентов/номенклатуры) в стандартном режиме работы происходит в процессе загрузки документов.

При первом запуске приложения удобно справочники сопоставить/загрузить перед началом загрузки документов.

Сопоставление/загрузка номенклатуры при выгрузке по ставкам НДС (см. п.п. 3.7.2) происходит только при выгрузке документов.

 

4.3.1 Начальная загрузка контрагентов из Store House в 1С

Для начальной загрузки контрагентов воспользуйтесь кнопкой  «Начальная загрузка контрагентов из Store House в 1С» на закладке «Накладные» (см. Рис. 56).

В открывшемся окне выводится список корреспондентов Store House (см. Рис. 57). Список выводится синхронизованный по RID групп корреспондентов (корреспондентов) Store House.

Группа для загрузки – определите группу контрагентов в 1С, в которой будут созданы контрагенты при загрузке данных из Store House, и в которой будет происходить поиск контрагентов 1С для сопоставления справочников. Для загрузки в корень справочника и поиску по всему справочнику оставьте значение пустым.

 

Рис. 56

 

Рис. 57

 

При открытии окна «Начальная загрузка контрагентов в 1С» кнопка [Загрузить] неактивна. Во избежание повторных дублирующих загрузок сперва необходимо проверить наличие уже сопоставленных корреспондентов, для этого нажмите кнопку [Заполнить].

Если загрузка происходит первый раз и базы Store House и 1С не сопоставлялись, то приложение не найдет сопоставленных контрагентов (поле Ссылка 1С останется пустым) и активируется кнопка [Загрузить]

Если в базе данных 1С уже велась работа, и контрагенты созданы, то для сопоставления данных контрагентов с корреспондентами Store House нажмите кнопку [Заполнить] для поиска соответствия.

Сопоставление для корреспондентов:

  • Если сопоставляется группа

Соответствие ищется по наименованию в родительской группе.

  • Если сопоставляется корреспондент

1. Сначала ищется соответствие по RID в дополнительных сведениях (см. п.п. 4.3)

2. Если соответствие по RID не нашлось, ищется контрагент с тем же ИНН и КПП и не сопоставленный с другим элементом справочника. Если КПП не заполнен в Store House, то соответствие ищется только по ИНН.

3. Если таких элементов нашлось несколько, первым выбирается контрагент, находящийся в той же группе контрагентов, вторым – непомеченный на удаление.

4. Если сопоставление по ИНН и КПП не нашлось, ищется контрагент с тем же наименованием и не сопоставленный с другим элементом справочника по всему списку контрагентов 1С.

5. Если таких элементов нашлось несколько, первым выбирается контрагент, находящийся в той же группе контрагентов, вторым – непомеченный на удаление.

Если при автоматическом сопоставлении не был найден контрагент в 1С, но контрагент точно есть в базе 1С (например, название не полностью идентично или один и тот же корреспондент в базе 1С и в базе Store House введен под разными наименованиями), то сопоставление корреспондента можно провести вручную. Для этого в поле Ссылка 1С нажмите на [Переход к справочнику]. В открывшемся окне выберите контрагента 1С для сопоставления справочника вручную.

Флагами определите, каких корреспондентов Store House нужно загрузить или сопоставить в 1С. Кнопка [Выбрать все элементы] позволяет установить флаги для всех корреспондентов. Кнопка [Снять выбор со всех элементов] позволяет снять флаги со всех корреспондентов.

Когда все необходимые поля заполнены, нажмите кнопку [Загрузить].

Возможно создавать в 1С контрагентов разных типов: юридическое лицо и обособленное подразделение юридического лица.

Относительно КПП предлагается либо создание юридического лица (см. Рис. 58) либо обособленное подразделение (см. Рис. 59).

Определение типа корреспондента происходит по КПП, где первые 4 цифры обозначают налоговую инспекцию, в которой контрагент поставлен на учет, следующие две цифры обозначают тип контрагента – 01 – юридическое лицо или 02; 03; 04; 05; 31; 32 и пр. – обособленное подразделение

При добавлении нового контрагента «Обособленное подразделение» у нового элемента заполняется головной контрагент с тем же ИНН (см. Рис. 59).

 

Рис. 58

 

Рис. 59

 

После загрузки окно сопоставления будет автоматически закрыто.

При создании новых контрагентов в 1С с помощью функции «Начальная загрузка контрагентов» для контрагентов НЕ создаются договора контрагентов, т.к. невозможно определить тип договора (с поставщиком или с покупателем), который необходимо создать для контрагента. Создание договора можно произвести только при загрузке документов (см. п.п. 4.3.3).

 

4.3.2 Начальная загрузка номенклатуры из Store House в 1С

Для начальной загрузки номенклатуры воспользуйтесь пунктом «Начальная загрузка номенклатуры из Store House в 1С» на закладке «Накладные» главного окна выгрузки (см. Рис. 60)

 

Рис. 60

 

При «начальной загрузке номенклатуры» анализируются только базовые единицы измерения товара в Store House. При загрузке номенклатуры в процессе загрузки документов, анализируется единица измерения, указанная в документе.

Откроется окно, в котором выводится список товаров Store House (см. Рис. 61). Список выводится синхронизованный по RID групп товаров (товаров) Store House.

Группа для загрузки – определите группу номенклатуры в 1С, в которой будут созданы товары при загрузке данных из Store House, и в которой будет происходить поиск номенклатуры 1С для сопоставления справочников. Для загрузки в корень справочника и поиску по всему справочнику оставьте значение пустым.

 

  

Рис. 61

 

При открытии окна «Начальная загрузка номенклатуры в 1С» кнопка [Загрузить] неактивна. Во избежание повторных дублирующих загрузок сперва необходимо проверить наличие уже сопоставленной номенклатуры, для этого нажмите кнопку [Заполнить].

Если загрузка происходит первый раз и базы Store House и 1С не сопоставлялись, то приложение не найдет сопоставленной номенклатуры (поле Номенклатура 1С останется пустым) и активируется кнопка [Загрузить]

Если в базе данных 1С уже велась работа, и номенклатура создана, то для сопоставления номенклатуры с товарами Store House нажмите кнопку [Заполнить] для поиска соответствия.

Автоматическое сопоставление товаров Store House с уже существующей номенклатурой 1С возможно ТОЛЬКО при полном соответствии иерархии дерева товаров Store House с деревом номенклатуры 1С. Если данное условие не выполняется, сопоставление возможно провести только вручную.

 

Сопоставление для номенклатуры:

  • Если сопоставляется группа

Соответствие ищется по наименованию в родительской группе.

  • Если сопоставляется номенклатура

1. Сначала ищется соответствие по RID в дополнительных сведениях (см. п.п. 4.3)

2. Если сопоставление по RID не нашлось, ищется элемент с тем же наименованием, находящийся в той же родительской группе и не сопоставленный с другим товаром Store House

 

Сопоставление номенклатуры можно провести вручную. Для этого в поле «Номенклатура 1С» нажмите на [Переход к справочнику]. В открывшемся окне выберите номенклатуру 1С для сопоставления справочника вручную.

Если выбранный товар уже сопоставлен с каким-то товаром Store House, то система выдаст сообщение об ошибке (см. Рис. 62) и новое сопоставление не будет записано.

 

Рис. 62

 

В колонке «Ед. изм. (SH)» выводится название базовых единиц измерения товаров Store House.

Если базовая единица измерения Store House не совпадает с единицей измерения у выбранного товара 1С, то система выдаст предупреждение (см. Рис. 63). Данное сообщение является предупреждением, а не ошибкой, и если необходимо, сопоставление можно провести. Для корректного сопоставления номенклатуры либо используйте другой товар для сопоставления, либо измените единицу измерения в номенклатуре 1С.

 

Рис. 63

 

Флагами определите, какие товары Store House нужно загрузить или сопоставить в 1С. Кнопка [Выбрать все элементы] позволяет установить флаги для всех товаров. Кнопка [Снять выбор со всех элементов] позволяет снять флаги со всех товаров.

Когда все необходимые поля заполнены, нажмите кнопку [Загрузить].

После загрузки окно сопоставления будет автоматически закрыто.

 

4.3.3 Загрузка корреспондентов при загрузке документов

Если при загрузке документов будет найден корреспондент, не сопоставленный или не загруженный в 1С, то будет предложено сопоставить или загрузить данного корреспондента в 1С (см. Рис. 64).

 

Рис. 64

 

Т.к. при создании нового контрагента в 1С требуется определение договора контрагента, то система автоматически создаст договор для этого контрагента, если в настройках загрузки выставлен флаг «не выбирать договор» (см. п.п. 3.6.1). Если флаг «не выбирать договор» не выставлен, то будет предложено определить договор вручную. Для этого в окне сопоставлений нажмите на [Переход к справочнику] в поле Ссылка договора для выбора соответствующего договора (см. Рис. 65).

 

Рис. 65

 

Тип создаваемого договора будет либо «договор с поставщиком» (для приходных накладных), либо «договор с покупателем» (для расходных накладных). Другие типы договоров не используются при работе с выгрузкой из Store House в 1С.

Новый контрагент добавляется в корневую папку Справочника «Контрагенты» в 1С.

  • Если для корреспондента Store House найдено соответствие контрагенту в 1С по наименованию (поле «Ссылка» заполнено), то нажмите [Сопоставить], для сопоставления корреспондента Store House по названию с контрагентом в 1С (Рис. 66).

 

Рис. 66

 

  • Если для корреспондента Store House найдено соответствие контрагенту в 1С по ИНН (поле «Ссылка» заполнено), то нажмите [Сопоставить], для сопоставления корреспондента Store House по названию с контрагентом в 1С.

Если у корреспондента Store House заполнены поля ИНН и КПП, то при добавлении нового корреспондента можно по КПП определить тип создаваемого контрагента. Определение типа корреспондента происходит по КПП, где первые 4 цифры обозначают налоговую инспекцию, в которой контрагент поставлен на учет, следующие две цифры обозначают тип контрагента – 01 – юридическое лицо или 02; 03; 04; 05; 31; 32 и пр. – обособленное подразделение. Относительно КПП предлагается либо создание юридического лица, либо обособленное подразделение.

  • Если у корреспондента Store House заполнены поля ИНН и КПП в атрибутах корреспондента, то сопоставление корреспондента можно произвести по паре данных атрибутов. Если для корреспондента Store House найдено соответствие контрагенту в 1С по ИНН/КПП (поле «Ссылка» заполнено), то нажмите [Сопоставить], для сопоставления корреспондента Store House по ИНН/КПП с контрагентом в 1С.

 

  • Если при автоматическом сопоставлении не был найден контрагент в 1С, но контрагент точно есть в базе 1С (например, название не полностью идентично или один и тот же корреспондент в базе 1С и в базе Store House введен под разными наименованиями), то сопоставление корреспондента можно провести вручную. Нажмите в поле Ссылка на [Переход к справочнику] для выбора соответствующего контрагента в 1С (см. Рис. 67). После выбора нажмите [Сопоставить], для сопоставления корреспондента Store House с контрагентом в 1С.

 

Рис. 67

 

Если  при загрузке документов для корреспондента было найдено соответствие по любому из параметров (по ИНН+КПП, ИНН или названию), а также в настройках загрузки выставлен флаг «не выбирать договор» (см. п.п. 3.6.1), то сопоставление пройдет автоматически (без открытия окна).

Если при создании накладной в Store House не был указан КПП корреспондента, то при загрузке будет произведен поиск соответствующего контрагента (по наименованию или ИНН) с незаполненным КПП. Если такой контрагент найден не будет, то в окне сопоставлений будет предложено создать нового контрагента.

 

4.3.4 Загрузка складов при загрузке документов

Если при загрузке документов будет найдено подразделение (склад), не сопоставленное или не загруженное в 1С, то будет предложено сопоставить или загрузить данный склад в 1С (см. Рис. 68).

 

Рис. 68

 

Если для подразделения Store House не найдено соответствие складу в 1С (поле «Ссылка» пустое, см. Рис. 68), то нажмите [Сопоставить], для создания нового склада в 1С.

Новый склад добавляется в корневую папку Справочника «Склады» в 1С.

При создании нового склада в 1С на основе данных из Store House склад создается с типом «Оптовый».

Если для подразделения Store House найдено соответствие складу в 1С, то сопоставление произойдет автоматически, без открытия окна сопоставления.

Если при автоматическом сопоставлении не был найден склад в 1С, но склад точно есть в базе 1С (например, название не полностью идентично или один и тот же склад в базе 1С и в базе Store House введен под разными наименованиями), то сопоставление склада можно провести вручную. Для этого в поле «Ссылка» нажмите на [Переход к справочнику]. В открывшемся окне выберите склад 1С для сопоставления справочника вручную.  Нажмите [Сопоставить] для сохранения сопоставления справочников.

 

Рис. 69

 

При сопоставлении справочника Склады тип склада в 1С не важен, т.е. может быть, как «Оптовый», так и «Розничный».

 

4.3.5 Загрузка номенклатуры при загрузке документов

Если при загрузке документов будет найдена номенклатура, не сопоставленная или не загруженная в 1С, то будет предложено сопоставить или загрузить данную номенклатуру в 1С (см. Рис. 70).

 

Рис. 70

 

При сопоставлении номенклатуры в момент загрузки документов идентичность структуры (дерева) справочника «Номенклатура» в 1С и дерева справочника «Товары» в Store House НЕ ТРЕБУЕТСЯ, как при «начальной загрузке номенклатуры» (см. п.п. 4.3.2).

Если для товара Store House не найдено соответствие товару в 1С (поле «Ссылка» пустое, см. Рис. 70), то нажмите [Сопоставить], для создания новой номенклатуры в 1С.

Новая номенклатура добавляется в корневую папку Справочника «Номенклатура» в 1С.

Если для товара Store House найдено соответствие товару в 1С, то в окне сопоставлений поле Ссылка будет заполнено соответствующим товаром из 1С (Рис. 71). Для сопоставления справочников нажмите [Сопоставить].

 

Рис. 71

 

Если при автоматическом сопоставлении не была найдена номенклатура в 1С, но номенклатура точно есть в базе 1С (например, название не полностью идентично или один и тот же товар в базе 1С и в базе Store House введен под разными наименованиями), то сопоставление номенклатуры можно провести вручную (см. Рис. 72). . Для этого в поле «Ссылка» нажмите на [Переход к справочнику]. В открывшемся окне выберите тип данных Номенклатура, далее в открывшемся справочнике выберите номенклатуру 1С для сопоставления справочника вручную. Нажмите [Сопоставить] для сохранения сопоставления справочников.

 

Рис. 72

 

4.3.6 Загрузка единиц измерения при загрузке документов

Для создания номенклатуры в 1С при выгрузке из Store House необходимо создавать единицы измерения, используемые в Store House для документооборота.

- для новых товаров, закачиваемых из Store House, базовая единица 1С = базовой единице Store House

- для уже существующих товаров нужно следить за тем, чтобы базовая единица в 1С была в списке единиц измерения товара в Store House.

Сопоставление единиц измерения происходит по наименованию.

Если при загрузке номенклатуры будет найдена единица измерения, не сопоставленная или не загруженная в 1С, то будет предложено сопоставить или загрузить данную единицу измерения в 1С (см. Рис. 73)

 

Рис. 73

 

Если для единицы измерения Store House не найдено соответствие единице измерения в 1С (поле «Ссылка» пустое (см. Рис. 73)), то нажмите [Сопоставить], для создания новой единицы измерения в 1С.

Если для единицы измерения Store House найдено соответствие единице измерения в 1С, то сопоставление произойдет автоматически (без открытия окна).

Если при автоматическом сопоставлении не была найдена единицы измерения в 1С, но единицы измерения точно есть в базе 1С (например, название не полностью идентично или одна и та же единица измерения в базе 1С и в базе Store House введена под разными наименованиями), то сопоставление единицы измерения можно провести вручную. Для этого в поле «Ссылка» нажмите на [Переход к справочнику]. В открывшемся окне выберите тип данных Классификатор единиц измерения, в нем выберите единицу измерения 1С для сопоставления справочника вручную (см. Рис. 74). Нажмите [Сопоставить] для сохранения сопоставления справочников.

 

Рис. 74

 

4.3.7 Загрузка подразделения затрат

При выставленной для подразделения затрат настройке «Подстановка из документов в SH» (см. п.п. 3.6.2.3), подразделения затрат берутся из Store House, равные подразделениям Store House. Если при загрузке документов будет найдено подразделение затрат, не сопоставленное или не загруженное в 1С, то будет предложено сопоставить или загрузить данное подразделение в 1С (Рис. 75).

 

Рис. 75

 

Если для склада Store House не найдено соответствие подразделению затрат в 1С (поле «Ссылка» пустое, см. Рис. 75), то нажмите [Сопоставить], для создания нового подразделения в 1С.

Новое подразделение затрат добавляется в список подразделений затрат организации.

Если для склада Store House найдено соответствие подразделению затрат в 1С, то сопоставление произойдет автоматически (без открытия окна).

Если при автоматическом сопоставлении подразделение не было найдено в 1С, но подразделение точно есть в базе 1С (например, название не полностью идентично или одно и то же подразделение в базе 1С и склад в базе Store House введен под разными наименованиями), то сопоставление подразделения можно провести вручную. Для этого в поле «Ссылка» нажмите на [Переход к справочнику]. В открывшемся окне выберите подразделение 1С для сопоставления справочника вручную и нажмите [Сопоставить] для сохранения сопоставления справочников.