Сверка документов Store House – проверка созданного в Store House документа (наличие товара и количество товара) с помощью сканирования штрихкодов Терминалом сбора данных.

В ТСД есть возможность не только формировать первичные документы, но и возможность сверять набранные товары в документы для подтверждения или корректировки количества.

Для доступа к окну сверки нужно включить соответствующий режим «Сверка» и произвести необходимые настройки (см. п.п. 4.6).

У пользователя, производящего сверку, должны быть права на выбранную в настройках группу подразделений (см. п.п. 2.2).

 

8.1 Список документов для сверки

Чтобы перейти к списку накладных для сверки необходимо нажать кнопку  в главном меню или в области функциональных кнопок.

В открывшемся окне отображаются списки типов накладных StoreHouse5, доступных для сверки и список сверенных накладных (см. Рис. 155).

 

Рис. 155

 

У каждого типа накладных отображается количество доступных для сверки документов:

  •  - количество документов данного типа со статусом «новый»;
  •  - количество документов данного типа со статусами «в работе» и «сверен».

Внимание! Для работы оффлайн доступны только документы со статусом «в работе».

Для сверки документа необходимо открыть нужный список документов, нажав на него. Откроется список накладных выбранного типа за текущую дату (см. Рис. 156).

 

Рис. 156

 

Для удобства восприятия информации накладные выделены разными цветами в зависимости от их статуса:

 - накладные со статусом «новый»;

 - накладные со статусом «в работе»;

 - накладные со статусом «сверен».

 

В верхней правой части окна находится фильтр списка накладных. Для заполнения фильтра необходимо нажать кнопку  (см. Рис. 156). В открывшемся окне фильтра можно настроить период, за который  будут отображаться накладные, статус накладных, а так же отфильтровать поставщиков или получателей (см. Рис. 157, Рис. 158).

 

 

 

Рис. 157

Рис. 158

 

Поле начала периода «С» автоматически заполняется текущей датой. Для ее изменения нажмите на установленную дату, в открывшемся календаре выберите нужную дату и нажмите кнопку [ОК] (см. Рис. 159). Для удаления установленной даты нужно нажать . Поле окончания периода заполняется аналогичным образом.

 

Рис. 159

 

Для просмотра всех доступных для сверки накладных выбранного типа установите поля «С» и «ПО» незаполненными. Максимально возможный период устанавливается в настройках сверки (см. п.п. 4.6).

Для просмотра накладных с определенным статусом установите флаг в соответствующем поле: «новый», «в работе» или «сверен». Если не выбран ни один статус, в списке будут отображаться все накладные.

«Поставщик» - для выбора корреспондента или подразделения (в зависимости от типа накладных) необходимо нажать кнопку  в поле «Поставщик» (см. Рис. 157) и в открывшемся окне установить флаг в строке с нужным контрагентом.

При необходимости, можно воспользоваться строкой поиска: внесите часть наименования контрагента и из отфильтрованного списка выберите нужного.

Можно выбрать несколько контрагентов, при этом, если не будет выбран ни один контрагент, в списке будут отображаться все накладные. Все выбранные контрагенты будут отображаться в поле «Поставщик» (см. Рис. 158).

Чтобы очистить фильтр по полю «Поставщик» необходимо нажать кнопку  (см. Рис. 158).

Поле «Получатель» заполняется аналогичным способом.

После заполнения фильтра для его применения необходимо нажать кнопку  в верхней части окна (см. Рис. 158). Для сброса фильтра и возврата в окно сверки необходимо нажать кнопку  (см. Рис. 158).

Внимание! Заполненный фильтр сохраняется во время всего сеанса работы пользователя до тех пор, пока фильтр не будет изменен, либо пользователь на выйдет из приложения.

 

 

8.2 Сверка документа

8.2.1 Заголовок документа

Для просмотра заголовка документа в открытой накладной необходимо нажать кнопку  (см. Рис. 160). Откроется окно заголовка документа, в котором можно просмотреть поставщика, получателя и комментарий, если он был внесен при создании документа (см. Рис. 161).

 

 

 

Рис. 160

Рис. 161

 

После изменения статуса документа на «в работе» (см. п.п. 8.2.2) комментарий можно редактировать. Поля «Поставщик» и «Получатель» нередактируемые и носят информационный характер.

 

 

8.2.2 Статус документа

Все накладные в списке документов для сверки, которые еще не проходили процедуру сверки, имеют статус «новый» (см. Рис. 162).

 

Рис. 162

 

Для начала процесса сверки, статус документа необходимо изменить на «в работе». Для этого необходимо нажать на текущий статус документа, в открывшемся окне выбрать статус «в работе» и сохранить (см. Рис. 163).

Внимание! При переводе в статус «в работе» в Store House накладная становится «заблокирована администратором». Редактирование ее в Store House становится недоступным.

 

Рис. 163

 

После этого документ станет доступен для работы оффлайн, при этом в StoreHouse5 этот документ будет заблокирован для изменений.

Внимание! Для возможности сохранения изменений статуса документов у пользователя должно быть право «Разрешить блокировку накладных» (см. п.п. 2.3). В противном случае при попытке сохранить документ появится соответствующее сообщение (см. Рис. 164).

 

Рис. 164

 

Внимание! После сохранения документа в статусе «в работе» статус «новый» станет недоступен для этого документа.

После того, как сверка документа будет проведена (см. п.п. 8.2.4, 8.2.5, 8.2.6), для выгрузки сверенных документов в StoreHouse5 (см. п.п. 8.3) необходимо присвоить документы статус «сверен». Для этого нужно нажать на текущий статус документа, в открывшемся окне выбрать статус «сверен» и сохранить. После этого на экране появится сообщение, изображенное на Рис. 165.

 

Рис. 165

 

Если в настройках сверки выключена настройка «Разрешить удалять строки в накладных» (см. п.п. 4.6) в накладной с не сверенным количеством товара нельзя будет сменить статус на «сверен», т.к. нулевое количество товара при выгрузке в StoreHouse5 воспринимается как удаление товара из документа, соответственно, этот документ будет недоступен для выгрузки в StoreHouse5 (см. Рис. 166).

Если в настройках сверки выключена настройка «Разрешить выгружать документы с неполным кол-вом» (см. п.п. 4.6) в накладной с не полностью сверенным количеством товара нельзя будет сменить статус на «сверен», соответственно этот документ будет недоступен для выгрузки в StoreHouse5 (см. Рис. 166, Рис. 167).

 

 

 

Рис. 166

Рис. 167

 

 

8.2.3 Сортировка товара для сверки

Блок товара в документе сверки содержит следующую информацию:

Товар – Название товара и его единица измерения;

Сверено – Количество сверенного товара из всего количества сверяемого товара;

Осталось сверить – Количество товара, которое осталось сверить;

Остаток – Остаток товара на подразделении, указанном в заголовке документ. В приходной накладной в поле «Получатель», во внутреннем перемещении и расходной накладной в поле «Поставщик».

Если в документе большое количество товаров для сверки, их можно отсортировать для удобства таким образом, чтобы в списке отображались только те товары, которые необходимо сверить, или уже сверенные.

Для этого нужно нажать на поле «Товары» и выбрать предложенный вариант отображения списка товаров (см. Рис. 168). По умолчанию всегда установлен режим «все».

 

Рис. 168

 

8.2.4 Сверка товара с помощью камеры/сканера

Для сверки товара в накладной StoreHouse5 с помощью камеры необходимо нажать на кнопку  (см. Рис. 169). После этого в мобильных устройствах с камерой откроется окно сканирования, которое необходимо навести на штрихкод, чтобы отсканировать его.

 

Рис. 169

 

При использовании специализированного устройства с встроенным сканером нажмите кнопку [Scan]. Для специализированных устройств сканирование происходит без дополнительных окон.

Если товар найден по штрихкоду в базе данных, то у сопоставляемого товара будет указано сверенное количество в соответствии с единицей измерения, для которой определен штрихкод, в количестве 1. На Рис. 170 сверен 1 кг картофеля, осталось сверить 4 кг. Если товар по штрихкоду не найден, об этом появится соответствующее сообщение (см. Рис. 171).

 

 

 

Рис. 170

Рис. 171

Если штрихкод товара будет отсканирован после того, как товар будет сверен в полном объеме, появится сообщение о превышении допустимого количества, т.к. нельзя сверить большее количество товара, чем есть в накладной для сверки (см. Рис. 172).

 

Рис. 172

 

Если в настройках сверки выключена настройка «Разрешить расходовать из 0 остатка», то во внутренних перемещениях и расходных накладных при попытке сопоставить товар в количестве, большем, чем указано в остатках подразделения-поставщика, поле с этим товаром будет выделено красным цветом и появится соответствующее сообщение (см. Рис. 173).

 

Рис. 173

 

В такой ситуации сопоставить можно только количество товара, не превышающее его остаток на подразделении.

После сверки всех товаров у документа необходимо изменить статус (см. п.п. 8.2.2) для дальнейшей выгрузки сверенного документа в StoreHouse5 (см. п.п. 8.3).

 

8.2.5 Сверка товара вводом штрихкода вручную

Во время сверки товара в документе есть возможность ввести штрихкод вручную, если, например, штрихкод на товаре поврежден и нет возможности считать его с помощью камеры/сканера.

Для этого необходимо нажать на кнопку  слева под заголовком документа (см. Рис. 174), ввести номер штрихкода в открывшемся поле и нажать кнопку  (см. Рис. 175). Для закрытия поля ввода номера штрихкода нужно нажать кнопку .

Дальнейший процесс происходит аналогично действиям при сверке с помощью камеры или сканера (см. п.п. 8.2.4).

 

  

 

Рис. 174

Рис. 175

 

 

8.2.6 Сверка товара вводом количества вручную

Количество товара в документах можно сверить вручную. Для этого нужно нажать кнопку  справа от товара, который будет сверяться (см. Рис. 174).

В открывшемся окне в поле «Количество» можно ввести количество сверенного товара (см. Рис. 176). При вводе количества, превышающего указанное для сверки в документе, программа автоматически заменит введенное значение на максимально допустимое.

 

 

 

Рис. 176

Рис. 177

 

 

При необходимости, можно удалить товар из накладной с помощью кнопки «Удалить» (см. Рис. 176). В случае, если в настройках сверки отключен флаг «Разрешить удалять строки в накладных» (см. п.п. 4.6) кнопка «Удалить» не будет отображаться в окне ввода сверяемого количества (см. Рис. 177).

Для внесения изменений в документ необходимо нажать кнопку .

Дальнейший процесс происходит аналогично действиям при сверке с помощью камеры или сканера (см. п.п. 8.2.4).

 

8.3 Выгрузка сверенных документов

8.3.1Список сверенных документов

После того, как сверки товаров во всех необходимых документах будут проведены, документы со статусом «сверен» будут отображаться в списке «Сверенные». В скобках указано количество сверенных документов (см. Рис. 178). На Рис. 179 изображен открытый список сверенных документов.

 

 

 

Рис. 178

Рис. 179

 

 

Для заполнения фильтра списка сверенных документов необходимо нажать кнопку  (см. Рис. 179). В открывшемся окне фильтра можно настроить период, за который будут отображаться накладные, выбрав нужные даты в полях «С» и «ПО» (см. Рис. 180).

 

Рис. 180

 

8.3.2 Выгрузка сверенных документов

Для того, чтобы выбрать документ для выгрузки в StoreHouse5, необходимо установить флаг напротив него. Для выбора всех документов нужно нажать кнопку  (см. Рис. 181).

В случае, если в настройках сверки выключены настройки «Разрешить удалять строки в накладных» или «Разрешить выгружать документы с неполным кол-вом» (см. п.п. 4.6) документ с нулевым количеством товара или сверенным не в полном объеме соответственно, нельзя экспортировать в StoreHouse5, флаг выбора этого документа будет недоступен, а под названием документа будет стоять знак  с описанием проблемы (см. Рис. 181).

 

 

 

Рис. 181

Рис. 182

 

После передачи документов в StoreHouse5 в нижней части окна отобразится сообщение: «Документы отправлены» (см. Рис. 182). Переданные накладные удаляются из списка сверенных документов в ТСД, и их нельзя будет отредактировать или удалить, все дальнейшие действия с переданными документами можно производить только в программе StoreHouse5.

Внимание! После экспорта сверенных документов в StoreHouse5 происходит разблокировка накладных. Накладные становятся доступными для редактирования в Store House.

 

8.3.3 Просмотр выгруженных документов

Для просмотра выгруженных в StoreHouse5 сверенных документов необходимо нажать кнопку  в окне «Сверка» (см. Рис. 178).

В открывшемся окне отображается список выгруженных документов за выбранную дату. Список документов содержит номер документа, дату его создания, а так же дату и время его выгрузки (см. Рис. 183).

 

 

 

Рис. 183

Рис. 184

 

При загрузке списка выгруженных документов автоматически устанавливается текущая дата. При необходимости следует установить другой день. Для этого нужно удалить установленную дату кнопкой , нажать на поле выбора даты и выбрать ее из открывающегося календаря, затем нажать кнопку «ОК» (см. Рис. 184).

 

8.3.4 История сверки накладной

После передачи сверенных документов в StoreHouse5 в накладной можно просмотреть историю произведенных с нею действий, аналогично действиям, описанным в п.п. 7.1.1, включая информацию о сверке количества товара, его уменьшении и удалении в процессе сверки (см. Рис. 185).

 

Рис. 185